Assistant de projet (H/F)

Description de la société

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de projet pour travailler sur une mission de 12 mois renouvelable au bureau de Paris pour un projet AGUP Ph2.

Lieu : bureau de Paris

Date de début : dès que possible (aucun délai de préavis accepté) pour 12 mois renouvelable

Projet : AGUP Ph2

Description du poste

Missions

Relevant du responsable de GPI – AGUP ph2, le titulaire du poste est chargé de fournir une assistance générale à toute l’équipe du projet AGUP ph2 dans leurs activités quotidiennes, avec un soutien primaire et sans s’y limiter :

1. Effectuer toutes les tâches liées aux voyages de toute l’équipe d’AGUP en Europe/Moyen-Orient, y compris la réservation de vols et l’organisation des voyages, la préparation des demandes de dérogation et l’obtention des approbations.

2. Coordonner avec l’équipe de sécurité locale en Irak les détails du voyage et assurer une bonne communication sur les dates et les heures.

3. Planification et organisation de réunions internes et externes, séminaires, ateliers, etc.

4. Anticiper de manière proactive les besoins en matière de réunions et d’exigences de bureau (c’est-à-dire la commande de nourriture et de boissons, le ramassage des fournitures de bureau, les listes de sécurité) et appeler la maintenance au besoin

5. Accueillir et guider les visiteurs

6. Commandez des fournitures de bureau, de la papeterie et des goodies

7. Fournir une assistance pour l’organisation de réunions, la réservation d’événements… etc.

8. Aider à l’organisation de l’arrivée des nouveaux arrivants et de la démobilisation (Badge, IT, Téléphone…)

9. Organiser/traiter la logistique des missions et informer les voyageurs sur les conditions sanitaires locales.

10. Traite et suit en temps opportun les relevés de dépenses des voyageurs

11. Être le facilitateur pour l’obtention des visas : préparation des demandes de visa et communication avec l’équipe assignée au sein de l’affilié

12. Coordonner avec les assistants en France, en Europe, au Moyen-Orient et en Irak pour toutes les missions qui sont organisées pour l’équipe AGUP Ph2 / Le but est d’obtenir tous les détails sur les missions (ordres de mission, billets d’avion, etc.).

13. Collecte et distribution du courrier interne

Le titulaire du poste est responsable de :

1. Gérez les priorités quotidiennes.

2. Gérer la logistique du personnel au sein d’AGUP Ph2.

3. Assister et assurer une bonne coordination/communication avec les membres de l’équipe de projet et avec les équipes d’exploitation

4. Divers changements imprévisibles qui doivent être intégrés et qui nécessitent une grande capacité d’adaptation.

5. Utilisation des logiciels standard de Total : Outlook, Word, Excel, WECARE, E@SY, GISEH, IDeal, etc.

Profil recherché

Profil:

1. Expérience professionnelle : Expert

2. Expérience précédente en tant qu'assistant / office coordinator au sein de Totalenergies.

3. Expérience auprès d’équipe d’au moins 50 personnes.

4. Expérience dans la gestion de Visa et logistique personnel.

5. Expérience dans l’organisation de Team Building, event intern…

6. Expérience précédente en Afrique

7. Maîtrise de l'anglais et du Français

8. Connaissance des outils interne à TotalEnergies : WECARE, E@SY, GISEH, IDeal

9. Capable de travailler de manière autonome avec de solides compétences en matière de priorisation, de gestion du temps et d'organisation.

10. Capable de manipuler les outils informatiques pertinents (Power Point, Word, Excel, Yammer Community and Teams.)