La phase d’intégration est l’ultime étape d’un processus de recrutement.
Le nouvel arrivant va-t-il s’adapter comme espéré ? Va-t-il s’entendre avec l’équipe, s’intégrer à la culture de l’entreprise etc. ?
Une question se pose inévitablement pour toute entité soucieuse de son développement et du bien-être de ses salariés : comment bien intégrer un nouveau salarié ?
Cette étape, longue, est cruciale. Surtout lorsque l’on connait l’importance du bien-être au travail et ses répercussions sur la santé, la productivité etc.
(re)Découvrez quelques astuces qui vous permettront de soigner les débuts de vos nouveaux collègues.
1. L’annonce en interne
La priorité : informer l’ensemble de vos collaborateurs de l’arrivée imminente d’une nouvelle recrue. Que ce soit par e-mail ou à l’oral, précisez aux personnes concernées le nom et le poste qu’occupera cette nouvelle personne.
Imaginez le malaise si le jour J, ce dernier sent que ses collègues découvrent son arrivée et son existence…
Idéalement, les principaux intéressés auront déjà été mis au courant et auront même potentiellement participé au processus de recrutement.
2. La préparation du poste de travail
Anticipez au maximum les besoins de la nouvelle recrue, ça lui évitera d’avoir à demander continuellement chaque outil nécessaire à son travail.
Pensez aux fournitures, aux équipements, aux accès ou encore aux outils informatiques. Doit-on également préciser que son futur poste de travail se doit d’être rangé et propre ?
En somme, assurez-vous que son espace de travail soit prêt et qu’il ne manque de rien. Ne rien organiser avant son arrivée rendra ni plus ni moins qu’une image dégradée de votre entreprise : désorganisation.
3. La mise en place d’un « kit de bienvenue »
Pour son 1er jour, votre nouveau collègue va devoir intégrer et digérer une grosse quantité d’informations. Auxquelles lui-même devrait ajouter tout un tas d’interrogations. Si vous avez une sorte de « guide pratique » ou de « livret d’accueil » à fournir, avec l’ensemble des données utiles, vous gagnerez un temps fou. Ce document écrit servira de référence, il peut contenir par exemple : le règlement intérieur, les horaires, des procédures, un glossaire, un organigramme etc.
C’est généralement bien perçu des nouveaux, car cela est signe de l’attention portée aux arrivants.
4. L’organisation d’une activité de team building pour la cohésion d’équipe
Afin de mieux renforcer la cohésion d’équipe et de permettre au nouvel arrivant de faire plus ample connaissance avec ses collègues, le fait d’opter pour une activité de team building pour la cohésion d’équipe peut être une excellente idée. En effet, en tant que dirigeant d’entreprise, vous devez garder en tête qu’une telle initiative permet de mettre en place un moment très apprécié par l’ensemble du personnel, car il s’agit de se plonger dans une ambiance pour le moins décontractée, propice aux échanges dans un autre contexte que celui du travail. Le fait est que ce genre d’activité peut prendre diverses formes selon les envies et vos moyens logistiques et financiers :
escape game ;
- jeux d’équipe ;
- cours de cuisine ;
- soirée jeux de société ;
- activité sportive.
Il existe un large panel d’opportunités qui peuvent s’offrir à vous. Par ailleurs, ce type d’initiative est essentiel pour favoriser la communication et les interactions entre tous les participants. Le nouvel arrivant pourra ainsi commencer à tisser des liens plus personnels avec certains collègues, ce qui favorisera son intégration sur le long terme. De même, il peut être opportun d’instaurer certains moments privilégiés qui feront en sorte de renforcer la convivialité entre collègues. Par exemple, le fait d’imposer une pause-café quotidienne à heure fixe permettra aux employés de prendre le temps de discuter et d’apprendre à se connaitre sous un autre angle.
5. La mise en place d’un parrainage
La mise en place d’un système de parrainage permet un accueil personnalisé.
Le rôle du parrain est d’accueillir et d’accompagner le nouvel arrivant sur sa prise de poste, afin que ce dernier ne puisse se sentir délaissé, seul face à ses interrogations. Cette période peut-être plus ou moins longue.
Idéalement, le parrain doit être volontaire pour que la relation fonctionne…
6. L’immersion dans l’entreprise
Première étape ? Accueillir la recrue autour d’un petit déjeuner avec l’équipe. Une première occasion de rencontrer l’ensemble de ses collègues. Ensuite, ne le laissez pas s’installer à son poste de travail. Faites lui plutôt faire le tour de l’entreprise, en prenant bien soin de lui indiquer le réfectoire, les salles de pauses, les sanitaires etc. Toutes les bonnes adresses de l’entreprise donc…
Si vos locaux sont démesurément grands et se composent de nombreux services, le nouveau risque d’être déboussolé. Pour lui donner une vision d’ensemble, vous pouvez l’immerger dans chaque service pour qu’il comprenne le rôle et les enjeux de chaque secteur. Il ne s’agira pas de passer 1 journée par service, mais ce petit temps d’échange et de découverte avec les membres des autres équipes pourra favoriser le travail collectif futur et la cohésion globale de l’entreprise.
7. L’organisation d’un événement
On a déjà mentionné le petit dej’, mais l’instauration d’un pot d’accueil est également une belle initiative. Cette pratique permet de mettre à l’aise le salarié dès son premier jour de travail.
Le côté informel permet à tout le monde de se détendre et au nouvel arrivant de faire connaissance avec l’ensemble de ses collègues.
A défaut d’un pot tardif et festif, vous pouvez tout à fait imaginer un petit déjeuner, ou au moins une pause-café commune.
8. L’utilisation des outils de communication interne
Vous possédez un blog, un réseau social interne ou bien une newsletter ? Profitez-en pour communiquer sur l’arrivée de votre nouveau collègue.
9. La célébration de la fin de la période d’essai
La fin de la période d’essai peut représenter un événement important pour un salarié. Ce peut être une belle occasion de marquer le coup. Une attention qui permettra d’intégrer définitivement le salarié au sein de l’entreprise, de manière humaine et chaleureuse.
Terminé le surnom du « nouveau » ! Sauf exception, tout salarié a besoin de se sentir accompagné et attendu. Son équipe doit rester disponible et proposer des points réguliers pour s’assurer de sa bonne intégration.
Notons qu’il n’est pas inutile de recueillir le feed-back du nouveau salarié quelques semaines après son arrivée. Le rapport d’étonnement peut s’avérer parfait pour cela.
L’équipe Rhapsody s’engage d’ailleurs, dans le cadre de son processus de recrutement, à suivre l’intégration et l’évolution du nouveau collaborateur tout au long de sa période d’essai, voire plus.
Une période d’intégration peut être plus ou moins longue et parsemée d’embuches. Autant favoriser au maximum cette étape cruciale, sans tomber dans le bizutage ou autres excès.
Mais si cette étape est importante, la suite l’est tout autant… Même 20 ans après son premier jour.