La montée en puissance des solutions de gestion au sein des entreprises invite subtilement chaque secteur professionnel à passer au tout numérique. Le changement que ces outils imposent n’est pas le bienvenu chez tout le monde. Quoi qu’il en soit, certaines nouveautés offrent un gain de temps précieux concernant les tâches chronophages. C’est le cas du logiciel de GED, à condition bien sûr de choisir le bon.
Logiciel GED : définition simplifiée
Le logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) consiste en un outil informatique permettant de gérer, stocker et centraliser les fichiers liés à une entreprise. Qu’ils soient produits ou envoyés, ces documents s’accumulent bien souvent pour former une montagne de paperasse dans le workspace. Ici, le logiciel de GED va d’une part trier chaque donnée par catégorie. Et d’autre part, éviter les problématiques relatives à un archivage incomplet. Vous savez maintenant à quel point cette solution peut faire gagner du temps à une entreprise, notamment lorsqu’il s’agit de créer une note de frais dématérialisée.
Quels critères considérer pour choisir le bon logiciel de GED ?
Quels sont vos besoins ?
Il est indispensable de répondre à cette question pour choisir le logiciel de GED qui s’adaptera parfaitement à votre activité professionnelle. Pour ce faire, définissez le volume de documents hebdomadaires ou mensuels produit/reçu par votre société. Déterminez ensuite les fonctionnalités que vous souhaiteriez retrouver dans la solution de gestion. Les outils permettant de gérer les documents peuvent être installés sur des serveurs publics ou privés, voire fonctionner en mode SaaS. Tenez compte de tous ces éléments pour déterminer quel sera le logiciel de GED le plus approprié pour votre entreprise.
Le logiciel de GED est-il ergonomique ?
Le choix d’un outil performant passe par l’obtention d’informations précises sur son ergonomie. Le logiciel doit pouvoir proposer une interface simple et intuitive. Cela comprend une prise en main facile, un accès rapide à chaque donnée en cas de besoin, une capacité de consulter, de rectifier et d’éditer le contenu de chaque document et une possibilité d’envoyer des fichiers directement depuis le logiciel. Cette ergonomie comprend également le partage documentaire avec un ou plusieurs utilisateurs de la même solution.
Le caractère adaptatif de l’outil
Les équipes peu expérimentées en gestion de données doivent, avant d’acquérir un logiciel de GED, identifier les fonctionnalités clés de leur processus métier. Cette projection leur permettra d’appréhender l’outil qui comblera un grand nombre de leurs besoins professionnels aujourd’hui et demain. Le caractère adaptatif de l’outil a donc une importance particulière puisque toutes les entreprises sont amenées à évoluer. Le logiciel de GED doit donc être en capacité de s’adapter aux multiples changements que la société compte réaliser à l’avenir, et ce, qu’il s’agisse de gestion ou du nombre de ses effectifs.
L’assistance et la formation constante des utilisateurs
Un logiciel de GED ayant une assistance de qualité et formant constamment ses utilisateurs doit retenir votre attention. Ce sont les 2 derniers critères à prendre en compte. Ils représentent une assurance et permettent de gagner toujours plus de temps au quotidien.